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Einführung einer elektronischen Patientenakte
Krankenhausinformationssystem dient als Grundlage
Die DRK Kliniken Berlin sind
der größte frei gemeinnützige Krankenhausträger in der Hauptstadt. 3000 Mitarbeiter erbringen Leistungen für die Patientenversorgung mit über 1300 Akutbetten in vier Kliniken und 159 Pflegebetten im
angeschlossenen Krankenheim. Die Steuerung aller betriebswirtschaftlichen Prozesse sowie die Strukturen der Informationssysteme werden zentral customized, implementiert und gesteuert. Die Infrastruktur
der Softwarelösungen reicht von der Bedienung der betriebswirtschaftlichen Prozesse bis tief in die medizinischen Funktionen der Leistungsstellen.
Im Zuge der
flächendeckenden Einführung eines Krankenhausinformationssystems (KIS) für die medizinisch/pflegerischen Bereiche in den DRK Kliniken Berlin und der strategischen Ausrichtung auf eine Elektronische
Patientenakte (EPA) lag ein Fokus der Projektierung auch auf der digitalen Integration der Rettungsstellen und Ersten Hilfen an den drei akutklinischen Standorten des Unternehmens. Dabei sollten zwei
große interdisziplinäre Rettungsstellen (u.a. mit den Fachrichtungen Internistisch, Chirurgisch, Neurologisch, Kinder und Gynäkologie) optimiert in die Krankenhausprozesse integriert, Papierorganisation
reduziert und eine Entlastung der Mitarbeiter von „artfremden“ Tätigkeiten realisiert werden.
Analyse der Prozesse und technologischen Anforderungen
Das im Unternehmen eingesetzte Krankenhausinformationssystem ORBIS, eine Lösung
der GWI AG, bot hierfür die grundlegenden Voraussetzungen bereits innerhalb der Standards an. Eine qualifiziert besetzte Arbeitsgruppe aus Medizinern und Pflegekräften sowie der Medizinischen Informatik
und der IT des Hauses beschäftigte sich ausführlich mit der Analyse der Prozesse und den technologischen Anforderungen resultierend aus den veränderten Prozessen bei einem Wechsel von einer
papiergetriebenen auf eine digitale Organisation.
Schwerpunkte der Analyse waren daher sowohl die Abbildung der betriebsnotwendigen Prozesse als auch die Optimierung der Arbeitsabläufe. Hierbei
zeigte sich schnell, dass spezifische Formulare wie der Erste-Hilfe-Schein sinnvoller Weise in das System integriert werden mussten, um einen ausschließlich digitalen Zugriff umsetzen zu können. Auf
Grund der Fähigkeiten des KIS zur freien Formulargestaltung wurde in einem ersten Schritt der komplette Erste-Hilfe-Schein anhand der originären Druckvorlagen auf das System portiert. Bedingt durch die
Qualitäts-Zertifizierung der DRK Kliniken Berlin nach den JCIA(H)-Standards (Joint Commission International on Accreditation of Healthcare Organizations) konnten hierbei qualitätsrelevante Anforderungen
eingebracht werden, die durch den originären Papierbeleg bisher nicht erfüllt waren.
Auf dieser Grundlage wurden aus Sicht der Beteiligten bereits wesentliche Verbesserungen dadurch erreicht, dass
nun alle wesentlichen Informationen in „Klarschrift“ verfügbar waren. Die Prozessbelastung aus Rückrufen wegen Unleserlichkeiten und ähnlichen Strukturmängeln wurden deutlich reduziert. Parallel
erfolgten die notwendigen technischen Ausstattungen. Um den Zugriff auf die digitalen Akten jederzeit und unabhängig vom Behandlungsort sicherzustellen, wurde jeder Untersuchungsraum, in Abhängigkeit von
den Räumlichkeiten, mit entsprechender IT ausgestattet.
Zugriff zu jeder Zeit und von überall
In Abhängigkeit von den räumlichen Voraussetzungen wurden hierbei unterschiedlichste Konzepte von
normalen Standgeräten bis hin zu variablen Wandmontagen umgesetzt. Die Stützpunkte der Fachrichtungen wurden ebenfalls aufgewertet. So wurden z.B. die chirurgischen Fachrichtungen mit PACS-konformen
Befundarbeitsplätzen bis Thorax-Qualität ausgerüstet. Damit war auch die vollständige Integration der Rettungsstellen in die vorhandenen Picture Archive and Communication Systems (PACS) realisiert.
Hochwertige Betrachtungsmonitore ermöglichen darüber hinaus auch den internistischen und anderen Fachrichtungen eine gegebenenfalls ergänzende Kenntnisnahme der Originalbilder zum Befund der Radiologie.
Bei Notfällen kann eine Befundung auch im Vorgriff auf den Befund der Radiologie durch sachlich/fachlich qualifiziertes Personal an den entsprechenden Arbeitsplätzen vorgenommen werden.
Die
Aufnahme von Neuzugängen findet wahlweise über die Aufnahme der Ersten Hilfe, unterstützt durch Verwaltungsmitarbeiter, oder in den Stützpunkten der Fachrichtungen, statt. Hier wird auch in Abhängigkeit
vom Fallstatus die Zuordnung als Fachambulanzfall oder BG-Fall entschieden. Der D-Arzt-Bereich ist in alle Prozesse voll integriert. Alle Stützpunkte sind mit geeigneter Aufnahmetechnik (mindestens
Kartenleser) ausgestattet, um mit einem Minimum an Aufwand die administrativen Notwendigkeiten zu handhaben.
Nach der Aufnahme werden alle Leistungen automatisch durch das System dokumentiert und
die abrechnungsrelevanten Daten stehen unmittelbar und vollständig zur Verfügung. Aufwendige Abstimmungen zwischen den Verwaltungsbereichen in Zusammenhang mit der Abrechnung und dem Personal der Ersten
Hilfen entfallen weitgehend. Sämtliche Kodierungsanforderungen werden durch das System im Bereich der Diagnosen und Prozeduren unterstützt. Sämtliche DRG-relevanten Daten (Diagnostic Related Groups)
können komfortabel erfasst werden. Dies gilt für alle Diagnosetypen von der Aufnahme- bis zur Entlassung und kann gegebenenfalls im Rahmen eines stationären Aufenthaltes natürlich durch die Haupt- und
Nebendiagnosen bis hin zu Pflegerelevanten Diagnoseangaben ergänzt werden.
Terminverwaltung bzw. -koordination
Weitere Arbeitsschritte waren darüber hinaus die Integration einer
Kalender- bzw. Terminverwaltung für die Behandlungsräume. Ziel war es, für alle Mitarbeiter eine bessere Transparenz der Auslastung- und Raumverfügbarkeit zu erreichen. Alle notwendigen
Untersuchungsanforderungen an interne Leistungsstellen, wie z.B. Radiologie und Endoskopie, können digital auf Grundlage eindeutiger Anforderungskataloge vorgenommen werden und basieren auf den zu diesem
Zeitpunkt verfügbaren Informationen. Eine Terminkoordination mit den erbringenden Leistungsstellen ist darüber hinaus ebenfalls möglich, so dass bereits bei der Anforderung voraussichtliche Wartezeiten
transparent werden.
Bei entsprechendem Bedarf steht den Mitarbeitern der Rettungsstellen auch der Zugriff auf die digitale OP-Planung des Hauses zur Verfügung. Eingriffe können mit Prioritäten
versehen und digital angemeldet werden, so dass auch Informationen zu laufender Saalbelegung, aktuellen Eingriffen und freien Raumkapazitäten sofort abrufbar sind.
Ebenso können bei entsprechender
Eskalation des Falles ambulante in stationäre Aufenthalte gewechselt werden. Die Akte entspricht so jeweils den aktuellen Gegebenheiten. Die zentrale OP-Planung sieht entsprechende Fallstati vor, um
bereits bei der Anmeldung des Eingriffs den OP-Kräften alle wesentlichen Informationen zur Verfügung zu stellen. Erleichtert wird dieser Ansatz natürlich wieder durch die jeweils aktuellen Informationen
in der Akte.
Eine so genannte „Ampelfunktion“ innerhalb der Krankengeschichte (Fallakte) weist die behandelnden Ärzte/Schwestern auf eingehende Befunde oder Vorabbilder der Radiologie in
unterschiedlichen Farbkodierungen hin. Eine Wertepräsentation für die Laborergebnisse ist ebenfalls integriert und verkürzt den internen Durchlauf erheblich. Teilergebnisse werden vom Labor bereits vorab
gemeldet, so liegen die Ergebnisse schnellerer und langsamerer Methoden jeweils zeitnah vor.
Aufgrund dieser Funktionen stehen der Ersten Hilfe die Befunde zum einen als Kumulativbefunde zur
Verfügung, zum anderen kann im weiteren Behandlungsprozess auch an anderen Stellen auf die Befunde zurückgegriffen werden.
Optimierung der täglichen Abläufe
Die Mehrfachübermittlung von Ausdrucken, Faxen oder telefonischer Angaben mit den entsprechenden
Fehlermöglichkeiten, entfällt nahezu völlig und dient lediglich noch als Redundanzkonzept für technische Notfälle. Ein Großteil der telefonischen Kommunikation, mit allen dabei auftretenden Nachteilen,
wie Problemen bei der Erreichbarkeit, Suchen von Mitarbeitern und Störungen bei laufenden Behandlungen, konnte so entfallen und die Kommunikation weitgehend auf das digitale Medium übertragen
werden.
Neben den intern entstehenden Belegen können alle externen Belege, vom Einweisungsschein, über externe Laborbefunde, bis hin zu Röntgenfilmen, in das System übernommen und dem Fall
zugeordnet werden. Röntgenbilder werden bei Bedarf über spezielle Röntgenfilmscanner (VIDAR) in das PACS übernommen. Papierbelege aus der niedergelassenen Praxis können mittels Dokumentenscanner in das
Dokumenten Management System (DMS) des Hauses übernommen werden. Die Archivierung erfolgt hierbei für alle Standorte in einem zentralen DMS für den Konzern.
Zusätzliche Funktionen für
administrative Vorgänge werden den Ersten Hilfen zum Beispiel im Bereich der Materialwirtschaft mit einer elektronischen Bestellung auf Grundlage von Hitlisten zur Verfügung gestellt.
Materialbeschaffungen außerhalb der Modulversorgung können somit auf Grundlage von hinterlegten Erfahrungswerten in kurzer Zeit erledigt und an das zentrale Logistikcenter übermittelt werden.
Sonderanforderungen an Medikamenten können durch die Ärzte ebenfalls am System geordert und mittels einer elektronischen Unterschrift an die Zentrale Apotheke freigegeben werden.
Fazit
Das System hat sich in der Praxis bewährt und wird auch durch die im Rahmen einer Kooperation mit der Kassenärztlichen
Vereinigung Berlins tätigen KV-Ärzte genutzt.
Derzeit erfolgt ein weiterer Ausbau des Systems im Bereich der D-Ärzte um mittels eDALE-UV (elektronischer Datenaustausch der Leistungserbringer in
der Unfallversicherung) die entstehenden Unfallberichte (vormals D13, nun F1000 und folgende) elektronisch an die Berufsgenossenschaften zu übermitteln.
Nach erfolgreicher Inbetriebnahme der
Kommunikationsplattform zum Jahresende 2004 und einigen Anpassungen an Formularen, werden dann die Prozesse der Rettungsstellen / Ersten Hilfen um weitere administrative Vorgänge entlastet, da alle
notwendigen Angaben bereits während des Behandlungsprozesses generiert und nach Freigabe automatisiert an das Rechenzentrums des Verbandes der Berufsgenossenschaften übertragen werden. Berichtschreibung,
Druck, Korrektur und manueller Versand der Unterlagen entfallen dann komplett und entlasten die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zusätzlich. Die Kommunikationsplattform wird direkt aus dem KIS bedient
und benötigt keine separaten Arbeitsschritte. Zudem ist die Kommunikationsstruktur einfacher als beim §301, da die Berufsgenossenschaft im Gegensatz zu den Kostenträgern nur ein Rechenzentrum als
Ansprechpartner betreiben.
Michael Thoss, Leiter Zentrale Dienste Organisation und IT der DRK Kliniken Berlin
www.drk-kliniken-berlin.de
Quelle: www.datacom-magazin.de - DC Vertical Select / E-Business & E-Commerce (Daten verwalten und managen)
Dezember 2004
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