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Zur Vereinbarung von Terminen sind vier wesentliche Punkte zu beachten. Wenn Sie Termine vereinbaren, dann sind Sie in jedem Fall in der Lage als Einladender Inhalt, Zeitpunkt und Ort zu bestimmen. Werden Sie eingeladen sind folgende Dinge zu beachten und für sich selbst zu realisieren:

1. Eine Einladung sollte fristgerecht fünf bis zehn Werktage vor dem gewünschten Termin eingehen

2. Der Besprechungsinhalt ist bekannt zu geben, damit jeder die Gelegenheit hat sich ausführlich vorzubereiten und somit eine fruchtbare Diskussion zu ermöglichen

3. Ein Besprechungstermin besteht immer aus Datum, Beginn und Ende. Unbefristete Besprechungen führen in der Regel zu keinen Ergebnissen ausser man versucht statt über die Argumentation über das “aussitzen” zu Ergebnissen zu gelangen. Eine im übrigen zweifelhafte Methode.

4. Planen Sie Pufferzeiten. Unter Umständen ist eine Zeitüberschreitung nicht zu vermeiden, kalkulieren Sie stets eine halbe Stunde mehr als veranschlagt. Gewähren Sie sich im Vorfeld der Besprechung 20 bis 30 Minuten Ruhe und Konzentration auf das Thema. Die meisten Besprechungen werden überzogen, wil Teilnehmer unvorbereitet sind und jeden Gedanken erstmal selbst verarbeiten müssen.

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